エンタープライズ文書配布：実務で使えるセキュリティ・ワークフロー
エンタープライズ文書配布：実務で使えるセキュリティ・ワークフロー
企業の文書配布は「PDFを送って祈る」ではありません。アクセス条件を定義し、安全に届け、何が起きたかを記録する——再現性のある運用が必要です。
ワークフロー（図が示していること）
1) 準備
- 分類：公開／社内／機密
- 配布対象：指名制か、リンクを知っている人全員か
- 最小権限から開始：まず厳しめ、必要に応じて緩和
2) 制御
- 本人確認：メール／電話／パスワードをリスクに合わせて
- 制限：閲覧回数＋有効期限で流出ウィンドウを縮小
- 制約：必要ならダウンロード／印刷を制限
仕組み化すべきポイント（スケールさせるために）
- 文書タイプ別の ポリシーテンプレート（人事／法務／営業／研修）
- 高リスク文書の レビュー工程（二重チェック）
- 緊急時の 停止手段（即時に無効化できること）
よくある失敗パターン
| 失敗 | 起きること | 対策 |
|---|---|---|
| 「リンクを知っていれば誰でも」 | 転送でアクセスが拡散 | 本人確認＋有効期限 |
| 永久リンク | 古い版が流通し続ける | 短い期限＋内容更新 |
| 記録がない | 監査・調査ができない | ログ＋エクスポート |