Distribution de documents en entreprise : un workflow de sécurité pratique
Distribution de documents en entreprise : un workflow de sécurité pratique
En entreprise, distribuer un document ne consiste pas à « envoyer un PDF et espérer ». C’est un processus répétable : définir l’accès, livrer proprement, et garder une trace de ce qui s’est passé.
Le workflow (ce que résume le schéma)
1) Préparer
- Classer : public vs interne vs confidentiel
- Définir l’audience : destinataires nommés ou accès ouvert
- Partir du minimum : commencer restrictif, assouplir si nécessaire
2) Contrôler
- Vérification : e-mail/téléphone/mot de passe selon le niveau de risque
- Limites : nombre de vues + expiration pour réduire la fenêtre de fuite
- Restrictions : blocage téléchargement/impression quand c’est pertinent
Ce qu’il faut standardiser (pour que ça passe à l’échelle)
- Un modèle de politique réutilisable par type de document (RH, juridique, commercial, formation)
- Une étape de revue pour les documents à risque (principe des deux paires d’yeux)
- Un arrêt d’urgence (capacité à couper l’accès rapidement)
Échecs fréquents
| Échec | Conséquence | Correctif |
|---|---|---|
| Accès « toute personne avec le lien » | le lien est transféré, l’accès se diffuse | ajouter vérification + expiration |
| Liens permanents | d’anciennes versions continuent de circuler | liens à durée courte + remplacement de contenu |
| Pas de traces d’accès | pas d’audit possible | activer journaux + export |