Compliance bei der Dokumentverteilung: Eine Checkliste, die wirklich hilft
Compliance bei der Dokumentverteilung: Eine Checkliste, die wirklich hilft
Compliance wird simpel, wenn sie aus überprüfbaren Fähigkeiten besteht: wer Zugriff hatte, unter welchen Regeln – und ob man es später belegen kann.
Die 4 Compliance-Bausteine
Identität & Autorisierung
- Für sensible Dokumente Verifizierung nutzen
- Interne Rollen vs externe Empfänger trennen
- „Least Privilege“ als Standard
Limits & Grenzen
- Ablaufdatum (keine permanenten Links)
- View-Limits (Leck-Fenster reduzieren)
- Download-/Druck-Restriktionen, wenn nötig
Audit-Logs
- Zugriffsereignisse (Zeit, Häufigkeit, Basis-Signale)
- Exports für Reviews und Untersuchungen
- Alerts bei ungewöhnlichen Mustern
Governance
- Policy-Templates pro Dokumenttyp
- Change Control für High-Risk-Material
- Retention-Regeln für Logs und Dokumente
Quick-Start-Checkliste
- Verifizierung für vertrauliche Dokumente aktiviert
- Ablaufdatum gesetzt
- View-Limit gesetzt (falls sinnvoll)
- Zugriffsdaten aktiviert + exportierbar
- Owner + Policy-Template dokumentiert