Enterprise-Dokumentverteilung: Ein praxistauglicher Security-Workflow
Enterprise-Dokumentverteilung: Ein praxistauglicher Security-Workflow
Enterprise-Verteilung ist nicht „PDF schicken und hoffen“. Es ist ein wiederholbarer Prozess: Zugriff definieren, sicher ausliefern und dokumentieren, was passiert ist.
Der Workflow (was das Diagramm abbildet)
1) Vorbereiten
- Klassifizieren: öffentlich vs intern vs vertraulich
- Zielgruppe festlegen: namentliche Empfänger oder offener Zugriff
- Mit Minimum starten: restriktiv beginnen, nur bei Bedarf lockern
2) Kontrollieren
- Verifizierung: E-Mail/Telefon/Passwort je nach Risiko
- Limits: View-Limit + Ablaufdatum zur Reduktion des Leck-Fensters
- Restriktionen: Download-/Drucksperren, wenn sinnvoll
Was standardisiert werden sollte (damit es skaliert)
- Policy-Templates pro Dokumenttyp (HR, Legal, Sales, Training)
- Review-Schritt für High-Risk-Dokumente (Vier-Augen-Prinzip)
- Not-Aus (Zugriff schnell deaktivieren können)
Typische Fehlermuster
| Fehler | Folge | Fix |
|---|---|---|
| „Jeder mit Link“-Zugriff | Weiterleitung verbreitet Zugriff | Verifizierung + Ablaufdatum |
| Permanente Links | alte Versionen zirkulieren weiter | kurze Laufzeiten + Inhalt ersetzen |
| Keine Zugriffsdaten | kein Audit-Trail | Logging/Export aktivieren |