In der heutigen Unternehmensumgebung ist der Informationsaustausch allgegenwärtig. Strategiepräsentationen, Finanzprognosen, Personaldokumente – all diese müssen intern verteilt werden.
Doch traditionelle Sharing-Methoden schaffen erhebliche Sicherheitslücken, sobald ein Dokument Ihre Kontrolle verlässt.
Was wäre, wenn Sie die Aufsicht über jedes sensible Dokument behalten könnten, selbst nachdem Sie es mit Ihrem Team geteilt haben?
Die meisten Organisationen verlassen sich auf Dokumentenaustauschverfahren, die nur oberflächliche Sicherheit bieten:
Unternehmens-E-Mail: Einmal gesendet, können Anhänge unbegrenzt weitergeleitet werden
Interne Laufwerke: Dokumente können heruntergeladen und weiterverteilt werden
Chat-Anwendungen: In Slack oder Teams geteilte Dateien können lokal gespeichert werden
Cloud-Speicher: Selbst mit Berechtigungen kann der Inhalt per Screenshot erfasst oder kopiert werden
Die unbequeme Wahrheit? Laut aktuellen Forschungen sind bei 74% der Datenschutzverletzungen interne Akteure beteiligt – nicht raffinierte Hacker, sondern alltägliche Mitarbeiter, die Dokumente ohne angemessene Schutzmaßnahmen teilen.
Anstatt Dokumente als übertragbare Objekte zu behandeln, betrachtet moderne Dokumentensicherheit sie als verwaltete Zugangspunkte:
Ansichtsbeschränkungen: Begrenzen Sie, wie oft eine Datei geöffnet werden kann
Nur Browser-Zugriff: Präsentieren Sie Inhalte, ohne Downloads zu erlauben
Aktivitätsverfolgung: Überwachen Sie, wann und wo Dokumente angesehen werden
Ferndeaktivierung: Widerrufen Sie den Zugriff auf veraltete oder sensible Materialien
Dynamische Aktualisierung: Ändern Sie den Inhalt, ohne Links neu zu verteilen
Das Ergebnis ist eine Dokumentenzirkulation, die sowohl Sicherheit als auch Komfort gewährleistet – die ideale Balance für die heutige Unternehmensumgebung.
Moderne sichere Dokumentenplattformen wie MaiPDF machen die Implementierung unkompliziert:
Laden Sie Ihr Unternehmensdokument hoch
Konfigurieren Sie Sicherheitsparameter:
Maximale Anzeigeanzahl
Ablaufdatum für den Zugriff
Downloadverhinderung
Generieren Sie einen sicheren Zugriffslink
Verteilen Sie über Ihre regulären Kanäle (E-Mail, Slack, Teams)
Überwachen Sie das Zugriffs-Dashboard
Aktualisieren oder widerrufen Sie nach Bedarf
Empfänger klicken einfach auf den Link und sehen den Inhalt in ihrem Browser an – keine speziellen Apps, keine komplizierten Logins, keine Workflow-Unterbrechung.
Die Dokumentensicherheit sollte nicht enden, sobald Sie auf Senden klicken. Mit moderner zugriffskontrollierter Freigabe:
Behalten Sie den Überblick über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments
Informationen fließen frei innerhalb autorisierter Kanäle
Sicherheit und Komfort koexistieren
Ihr Unternehmenswissen bleibt geschützt
Es ist an der Zeit, Ihre Dokumentenfreigabe mit Ihren allgemeinen Sicherheitsstandards in Einklang zu bringen – denn in der heutigen digitalen Landschaft stellen unkontrollierte Dokumente ein unnötiges Risiko dar, das keine Organisation akzeptieren sollte.
