文档安全合规清单：把“能分享”升级为“可审计、可追责”
文档安全合规清单：把“能分享”升级为“可审计、可追责”
“把文件发出去”不是终点。对很多企业来说，真正的要求是：能证明谁访问了、是否越权、是否可追责，以及权限策略是否可长期治理。
合规不是一句话，是一套能力组合
你可以把“合规分发”拆成 4 件事：
- 身份与授权：谁能访问、怎么验证
- 边界与限制：能看多久、能看几次、能不能下载/打印
- 审计与追踪：打开统计是否可查、是否能导出留档
- 策略治理：权限规则是否可复用、可分级、可审查
一份可落地的合规清单（建议从这里开始）
访问控制
- 验证方式：口令/邮箱/手机等，至少一种强验证
- 最小权限：默认更保守，按需放开
- 角色分层：内部成员 vs 外部访客权限要区分
限制策略
- 有效期：避免“永久可用链接”
- 限次/限时：降低外泄窗口
- 下载/打印控制：减少二次传播渠道
审计日志
- 访问事件：打开时间、频次、基础环境信息
- 异常识别：短时间高频访问、异常地区/设备
- 导出留档：满足审计/法务取证需要
追责能力
- 动态标识：让“截图外传”也更可追溯
- 访问绑定：把访问与身份关联，而非只靠URL
- 禁用/收紧：出现风险可快速止损
常见误区（很多团队踩过）
- 只做密码：密码容易被转发，建议结合验证/限次/有效期
- 没有日志：出了问题无法复盘，也无法证明“你做过控制”
- 权限不分级：内部和外部用同一套规则，容易越权或误放开
快速落地路径
- 先上 有效期 + 限次（最小成本）
- 再加 验证（把访问和身份绑定）
- 最后补齐 审计日志与导出（治理与合规）